PRIVACY VERKLARING van KONINKLIJK SINT-MARTINUSKOOR AVELGEM

(Versie 04-03-2019)

Als Koninklijk Sint-Martinus zangkoor te Avelgem hechten wij veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteren jouw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen, waarom en hoe we ermee omgaan. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dat in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (Verordening EU 2016/679).

Als Koninklijk Sint-Martinus zangkoor Avelgem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijk Sint-Martinus zangkoor
Feitelijke vereniging
Kruisgrachtstraat 17
8580 Avelgem
dpo@sintmartinuskoor.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

 Uw persoonsgegevens worden door het Koninklijk Sint-Martinus zangkoor Avelgem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • voor onze ledenadministratie en dienstverlening aan onze leden (uitvoering overeenkomst);
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van het Koninklijk Sint-Martinus zangkoor Avelgem (uitvoering overeenkomst);
  • voor het versturen van occasionele e-mails en/of het bezorgen van (papieren) informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
  • voor het aankopen van tickets (incl. afleveren tickets, toegangscontrole, servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactname in geval van programmawijziging of annulatie)
  • zodat we geanonimiseerd kunnen rapporteren aan subsidiërende overheden (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,
  • privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
  • persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geslacht/gender
  • aanwezigheid
  • beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen /clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uit-zondering van :

  • beeldmateriaal (voor public relations)
  • contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • het verzorgen van de IT-infrastructuur;
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners / verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met externe dienstverleners / verwerkers maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

  • uw gegevens als koorlid worden bewaard in een databank van Koor & Stem VZW in het belang van uw koorlidmaatschap (uitvoering overeenkomst) en de verzekering (wettelijke verplichting) die erin vervat zit.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Het Koninklijk Sint-Martinus zangkoor Avelgem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U kunt uw persoonsgegevens opvragen, inkijken en laten corrigeren. In bepaalde gevallen kunt u vragen om uw persoonsgegevens te wissen of kunt u bezwaar maken tegen de verwerking (of een deel ervan) door ons. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via bovenstaande contactgegevens.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Het Koninklijk Sint-Martinus zangkoor Avelgem kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.